Kebijakan Privasi ImMA Doctor

Kebijakan Privasi ini akan melingkupi penjelasan mengenai bagaimana informasi pengguna ImMA Doctor (“PENGGUNA”) dikumpulkan, digunakan, dan dijaga kerahasiaannya oleh Rumah Sakit Immanuel Bandung dengan tetap menghormati Hak PENGGUNA dalam menggunakan Aplikasi IMMA (“APLIKASI”) KAMI.

Lingkup Kebijakan Privasi
1. APLIKASI dan rumah sakit – rumah sakit (termasuk Dokter didalamnya) yang tergabung dalam Rumah Sakit Immanuel Bandung dikelola oleh KAMI.
2. Kebijakan Privasi ini mengatur penggunaan dan perlindungan informasi yang diberikan oleh PENGGUNA ketika menggunakan layanan APLIKASI.
3. Dengan menggunakan APLIKASI, maka PENGGUNA dianggap telah membaca Kebijakan Privasi ini dan menyetujui mekanisme pengumpulan, penyimpanan, dan penggunaan data pribadi PENGGUNA sebagaimana diatur dalam Kebijakan Privasi ini.
4. Apabila KAMI meminta PENGGUNA untuk memberikan informasi ketika menggunakan APLIKASI, maka informasi tersebut itu hanya akan digunakan sesuai dengan Kebijakan Privasi ini.
5. KAMI berhak untuk sewaktu-waktu mengubah, menghapus dan untuk menerapkan ketentuan baru Kebijakan Privasi ini. PENGGUNA diharapkan untuk memeriksa halaman ini secara berkala untuk mengetahui perubahan tersebut. Dengan menggunakan layanan APLIKASI setelah terjadinya perubahan tersebut, PENGGUNA dianggap telah mengetahui dan menyetujui perubahan-perubahan ketentuan pada Kebijakan Privasi ini.
Registrasi
1. PENGGUNA diharuskan melakukan pendaftaran dalam APLIKASI untuk dapat menggunakan APLIKASI berikut dengan fitur-fitur yang ada didalamnya.
2. Untuk melakukan pendaftaran dalam APLIKASI, PENGGUNA harus memberikan informasi yang KAMI perlukan sebagaimana tercantum pada Butir C di bawah ini.
Data Pribadi
1. KAMI mengumpulkan informasi yang diberikan PENGGUNA saat PENGGUNA membuat akun dan profil, mengirimkan surat elektronik / surel / e-mail kepada KAMI atau meletakkan informasi atau konten lain di APLIKASI.
2. Informasi mengenai identitas diri yang wajib diisi oleh PENGGUNA saat membuat akun di APLIKASI adalah:
  1. NIP
  2. Alamat surat elektronik / surel / e-mail
  3. Nomor telepon genggam (opsional)
3. KAMI juga berhak mengumpulkan informasi ketika PENGGUNA menggunakan APLIKASI, termasuk tetapi tidak terbatas pada: lokasi/ koordinat GPS (jika PENGGUNA mengaktifkan fitur ini), Internet Protocol (IP) address (jika menggunakan browser), sistem operasi, jenis browser, alamat APLIKASI yang merujuk dan aktivitas PENGGUNA di APLIKASI. PENGGUNA dapat mengaktifkan atau menonaktifkan layanan pengenalan lokasi saat PENGGUNA menggunakan APLIKASI.
4. Data Biometrik (Face Data):
  1. APLIKASI dapat mengumpulkan template wajah untuk keperluan verifikasi identitas dan absensi (clock-in/clock-out)
  2. Data ini tidak dibagikan kepada pihak ketiga
5. KAMI berhak untuk melakukan verifikasi langsung kepada PENGGUNA atas informasi mengenai data diri yang telah disampaikan PENGGUNA melalui APLIKASI.
6. Dengan menggunakan APLIKASI, PENGGUNA menjamin bahwa informasi yang PENGGUNA berikan adalah akurat dan benar.
7. apabila informasi yang PENGGUNA berikan tersebut ternyata tidak benar, maka KAMI tidak bertanggung jawab atas segala akibat yang dapat terjadi sehubungan dengan pemberian dan penggunaan informasi tidak benar tersebut.
DATA BIOMETRIK (FACE DATA)
Data Biometrik (Face Data) merupakan bagian dari Data Pribadi sebagaimana diatur dalam Kebijakan Privasi ini dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Bagian ini kami uraikan secara khusus untuk menegaskan kembali pengaturan terkait Face Data agar lebih mudah dipahami oleh PENGGUNA.
1. Tujuan Penggunaan Face Data
  Face Data PENGGUNA digunakan secara spesifik untuk fitur manajemen absensi (clock-in/clock-out) serta verifikasi identitas di dalam APLIKASI. Data ini tidak digunakan untuk tujuan lain selain yang telah disebutkan dalam Kebijakan Privasi ini.
2. Cara Pengumpulan Face Data
  Face Data dikumpulkan secara langsung melalui perangkat PENGGUNA dengan memanfaatkan kamera pada saat PENGGUNA melakukan proses absensi atau verifikasi identitas di APLIKASI.
3. Pengungkapan Face Data kepada Pihak Ketiga
  Face Data tidak dibagikan kepada pihak ketiga manapun dan hanya digunakan dalam sistem internal Rumah Sakit Immanuel Bandung untuk keperluan layanan APLIKASI.
4. Alasan dan Jangka Waktu Penyimpanan Data Wajah
  Sebagaimana telah kami sampaikan dalam Pemberitahuan Privasi ini, Data Pribadi, termasuk Data Wajah, digunakan untuk kepentingan dan pelaksanaan layanan kami terhadap klien kami selaku Pengendali Data Pribadi. Oleh karena itu, penyimpanan atas Data Wajah dilakukan oleh klien kami sesuai dengan kepentingannya dalam rangka penyelenggaraan layanan. Namun demikian, berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku, Data Pribadi wajib disimpan sampai terpenuhinya tujuan pemrosesan dan/atau paling singkat selama 5 (lima) tahun, mana yang lebih lama.
Penggunaan Informasi
1. KAMI menggunakan informasi PENGGUNA untuk:
  1. Menyediakan informasi kepada PENGGUNA sesuai permintaan PENGGUNA berkaitan dengan pelayanan KAMI pada masing-masing fitur di APLIKASI.
  2. Memberikan informasi/mengirimkan e-mail secara berkala kepada PENGGUNA bila terdapat suatu penawaran dan/atau promosi atas produk- produk baru, penawaran khusus, atau informasi lain yang menurut KAMI diperlukan oleh PENGGUNA.
  3. Menginformasikan kepada PENGGUNA mengenai setiap perubahan dari aplikasi, pelayanan dan produk KAMI.
  4. Menggunakan informasi PENGGUNA untuk menghubungi PENGGUNA dan mengingatkan mengenai penjadwalan Dokter yang dibuat melalui APLIKASI.
2. KAMI menjamin bahwa data dan informasi yang diberikan PENGGUNA bersifat rahasia dan tidak akan disebarluaskan. Untuk mencegah akses tidak sah, KAMI melakukan tindakan yang wajar dalam pengamanan isik, elektronik, dan prosedur manajerial untuk melindungi informasi PENGGUNA.
3. Informasi kesehatan PENGGUNA hanya akan digunakan sehubungan dengan pelayanan APLIKASI beserta tinjauan medis Dokter dan KAMI hanya akan mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk menjalankan pelayanan APLIKASI.
4. KAMI menyimpan informasi pribadi PENGGUNA selama informasi tersebut berhubungan dengan tujuan-tujuan yang dibutuhkan untuk kepentingan pelayanan KAMI kepada PENGGUNA. Kerahasiaan informasi pribadi PENGGUNA tentunya dianggap rahasia dan tidak akan disebarluaskan kecuali apabila diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan yang berlaku.
5. Dengan menggunakan APLIKASI, PENGGUNA dianggap telah menyetujui untuk mengijinkan pihak ketiga tertentu untuk menggunakan data PENGGUNA untuk memberikan PENGGUNA informasi mengenai barang dan jasa yang PENGGUNA perlukan.
Akses dan Perizinan pada Perangkat PENGGUNA
Untuk perangkat Android dan iOS, Aplikasi akan membutuhkan permission / izin akses untuk:
1. Akses Internet & Network State
  1. Aplikasi membutuhkan koneksi internet, sehingga Aplikasi memantau kondisi internet & network PENGGUNA untuk dapat memberikan notifikasi, jika terjadi lost-connection sewaktu waktu yang mengakibatkan Aplikasi tidak dapat berjalan (secara optimal).
2. Akses Kamera
  1. Aplikasi memerlukan PENGGUNA untuk menyertakan foto pada beberapa bagian dari Aplikasi, PENGGUNA dapat menggunakan Kamera sebagai salah satu media untuk dapat mengambil gambar.
  2. Pemberian akses pada Kamera pada perangkat berfungsi bagi PENGGUNA untuk mengambil gambar dalam memilih foto profil PENGGUNA, mengambil foto sebagai bukti kehadiran saat Clock in dan Clock out.
3. Akses Lokasi
  1. PENGGUNA dapat melihat permission yang digunakan oleh Aplikasi dan menon-aktifkannya kapan pun melalui menu setting.
  2. Aplikasi membutuhkan data mengenai lokasi PENGGUNA baik secara terus menerus dalam hal fitur absensi (Clock-in atau Clock-Out) atau secara situasional pada saat PENGGUNA membuka halaman Clock-in/Clock-out.
Hukum yang Berlaku
Kebijakan Privasi ini diatur berdasarkan hukum Republik Indonesia dan PENGGUNA diwajibkan tunduk kepada semua peraturan yang berlaku di Indonesia.
Upaya Pengamanan
1. KAMI senantiasa melakukan upaya yang wajar untuk menjaga informasi yang PENGGUNA berikan kepada KAMI aman dan tidak dapat digunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab. Namun demikian, PENGGUNA mengetahui dan setuju bahwa transmisi atau akses internet tidak selamanya menciptakan suatu APLIKASI yang aman dan pribadi, dan karenanya setiap pesan atau informasi yang PENGGUNA kirimkan atau gunakan dalam APLIKASI mungkin dapat dibajak atau diambil oleh pihak ketiga yang tidak bertanggung jawab.
2. 2. KAMI akan menyimpan data pribadi PENGGUNA dalam server database KAMI, baik di dalam maupun di luar negeri, untuk memberikan perlindungan yang wajar berdasarkan penilaian KAMI dari penyalahgunaan atau penghilangan Data Pribadi PENGGUNA.
Pertanyaan, Keluhan, dan Kontak
Jika PENGGUNA memiliki pertanyaan tentang kebijakan kerahasiaan ini, peraturan-peraturan KAMI, hak PENGGUNA, dan hubungan PENGGUNA dengan APLIKASI, silahkan mengirim e-mail ke info@rsimmanuel.com atau Whatsapp +628112187773 +628112187773.

ImMA Doctor Privacy Policy

Last modified on: 27 August 2025

This Privacy Policy explains how user information of ImMA Doctor (“USER”) is collected, used, and kept confidential by Rumah Sakit Immanuel Bandung, while respecting USER rights when using the ImMA Doctor Application (“APPLICATION”).

Scope of Privacy Policy
1. The APPLICATION and hospitals (including Doctors within them) that are part of Rumah Sakit Immanuel Bandung are managed by US.
2. This Privacy Policy governs the use and protection of information provided by USERS when using the APPLICATION services.
3. By using the APPLICATION, USERS are deemed to have read this Privacy Policy and agreed to the mechanisms of collecting, storing, and using their personal data as stipulated in this Privacy Policy.
4. If WE request USERS to provide information when using the APPLICATION, such information will only be used in accordance with this Privacy Policy.
5. WE reserve the right to modify, remove, or implement new provisions of this Privacy Policy at any time. USERS are expected to review this page periodically to be aware of any changes. By continuing to use the APPLICATION services after such changes, USERS are deemed to have acknowledged and agreed to the revised terms of this Privacy Policy.
Registration
1. USERS are required to register in the APPLICATION to be able to access the APPLICATION and its features.
2. To register in the APPLICATION, USERS must provide the necessary information as described in Section C below.
Personal Data
1. WE collect information provided by USERS when creating an account and profile, sending emails to US, or submitting information or other content within the APPLICATION.
2. Mandatory personal identity information required during account creation includes:
  1. Employee Identification Number (NIP)
  2. Email address
  3. Mobile phone number (optional)
3. WE may also collect information when USERS interact with the APPLICATION, including but not limited to: location/GPS coordinates (if enabled by USERS), Internet Protocol (IP) address (when accessed via browser), operating system, browser type, referral application address, and USER activity within the APPLICATION. USERS may enable or disable location services when using the APPLICATION.
4. Biometric Data (Face Data):
  1. The APPLICATION may collect facial templates for identity verification and attendance purposes (clock-in/clock-out)
  2. This data will not be shared with third parties
  3. Face data is stored only as long as the USER’s account remains active
  4. If the USER deletes their account via the APPLICATION or if the employment relationship with the institution ends, the face data will be permanently deleted from the system.
5. WE reserve the right to directly verify USER data submitted through the APPLICATION.
6. By using the APPLICATION, USERS guarantee that the information provided is accurate and correct.
7. If the information provided by USERS is inaccurate or false, WE are not responsible for any consequences arising from the submission or use of such inaccurate information.
BIOMETRIC DATA (FACE DATA)
Biometric Data (Face Data) is a part of Personal Data as regulated in this Privacy Policy and the applicable laws and regulations. This section is specifically outlined to reiterate the provisions related to Face Data in order to provide better clarity for USERS.
1. Purpose of Using Face Data
  USER Face Data is specifically used for attendance management features (clock-in/clock-out) as well as identity verification within the APPLICATION. This data is not used for any other purposes beyond those stated in this Privacy Policy.
2. Method of Collecting Face Data
  Face Data is collected directly through the USER’s device by utilizing the camera when the USER performs attendance or identity verification processes in the APPLICATION.
3. Disclosure of Face Data to Third Parties
  Face Data is not shared with any third party and is solely used within the internal systems of Rumah Sakit Immanuel Bandung for the provision of APPLICATION services.
4. Reason and Retention Period of Face Data
  As stated in this Privacy Notice, Personal Data, including Face Data, is used for the purposes and implementation of our services to our clients as the Personal Data Controller. Therefore, the retention of Face Data is carried out by our clients in accordance with their interests in the provision of services. However, in accordance with the applicable laws and regulations, Personal Data must be retained until the processing purposes are fulfilled and/or for a minimum period of 5 (five) years, whichever is longer.
Use of Information
1. WE use USER information to:
  1. Provide information as requested by USERS related to OUR services and features in the APPLICATION.
  2. Send emails or notifications periodically regarding promotions, new products, special offers, or other information deemed relevant for USERS.
  3. Inform USERS about changes to the APPLICATION, services, or OUR products.
  4. Contact USERS and send reminders regarding doctor schedules made through the APPLICATION.
2. WE ensure that USER data and information remain confidential and will not be distributed. To prevent unauthorized access, WE implement reasonable physical, electronic, and managerial safeguards to protect USER information.
3. USER health information will only be used in connection with the APPLICATION’s services and medical reviews by Doctors. WE will only collect information necessary for providing the APPLICATION’s services.
4. WE store USER personal information as long as it is required to fulfill the purposes related to OUR services. Personal information will remain confidential and will not be disclosed unless required by applicable laws and regulations.
5. By using the APPLICATION, USERS agree to allow certain third parties to use USER data for the purpose of providing information regarding goods and services that may be relevant to USERS.
Access and Permissions on USER Devices
For Android and iOS devices, the APPLICATION requires permission to access:
1. Internet & Network State Access
  1. The Application requires an internet connection, allowing it to monitor the USER's internet and network conditions to provide notifications in case of a lost connection, which may affect the Application's optimal performance.
2. Camera Access
  1. The Application requires the USER to include photos in certain parts of the Application. The USER may use the device camera as one of the media to capture images.
  2. Granting camera access allows the USER to take pictures for selecting a profile photo, as well as capturing photos as proof of attendance during Clock-In and Clock-Out.
3. Location Access
  1. The USER can view the permissions used by the Application and disable them at any time via the device settings menu.
  2. The Application requires access to the USER’s location data either continuously for the attendance feature (Clock-in or Clock-out), or situationally when the USER opens the Clock-in/Clock-Out page.
Applicable Law
This Privacy Policy is governed by the laws of the Republic of Indonesia, and USERS are required to comply with all applicable regulations in Indonesia.
Security Measures
1. WE consistently take reasonable measures to keep the information provided by the USER secure and prevent its misuse by unauthorized parties. However, USERS acknowledge and agree that internet transmission or access does not always guarantee a secure and private APPLICATION, and as such, any message or information sent or used within the APPLICATION may be intercepted or accessed by unauthorized third parties.
2. WE will store USER personal data on OUR database servers, either domestically or internationally, to provide reasonable protection based on OUR assessment against the misuse or loss of USER personal data.
Questions, Complaints, and Contact
If USERS have any questions regarding this privacy policy, OUR regulations, USER rights, or the USER's relationship with the APPLICATION, please contact us via email at info@rsimmanuel.com or WhatsApp at +628112187773.